Zur Sicherstellung der Software Compliance bedarf es eines professionellen Lizenzmanagements. TIMETOACT unterstützt und betreut die FUNKE Mediengruppe im Rahmen eines SAM Managed Services für Microsoft, Adobe, Oracle und IBM (inkl. ILMT). Monatliche Lizenzreportings mit Power BI und interne Audit-Checks ermöglichen nun vollumfängliche Transparenz, kontinuierliche Compliance und Vermeidung unnötiger Kosten.
Ausgangssiutation:
- Diverse und umfangreiche Lizenzmodelle, geringe interne Ressourcen
- Keine Anlaufstelle für Lizenzfragen
- Schlechte Reporting-Möglichkeiten, Risiko negativer Audits
Lösung:
- Managed Service Support durch TIMETOACT für optimales Lizenzmanagement, Transparenz und Compliance
Mehrwert:
- Permanente Übersicht über Lizenz- und Nutzinventar, halbjährliche Handlungsempfehlungen durch Expert:innen
- Einfacher und intuitiver Überblick über die Historie aller Lizenz- und Nutzerdaten, um das Lizenzmanagement datenbasiert zu planen
- Kostenoptimierung durch Vermeidung unnötiger Lizenz-Anschaffungen und Früherkennung ungenutzter Lizenzausgaben
Wir entschieden uns für TIMETOACT, da die Expert:innen uns mit ihrem Fachwissen und den passenden Services überzeugten. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Entscheidung, denn alles läuft wie erhofft.
Sven DegenhardtHead of IT Governance & ServicesFUNKEProfessionelles Lizenzmanagement mithilfe der TIMETOACT Expert:innen
Umfangreiche Lizenzmodelle, verschiedene Nutzungsbedingungen und eine Vielzahl an Lizenz-verträgen machen es schwer den Überblick über eingesetzte Software und Lizenzen zu behalten. Da die internen Ressourcen der Mediengruppe nicht ausreichten, um das Lizenzmanagement optimal zu betreuen, entschied sich FUNKE auf die Unterstützung von TIMETOACT zurückzugreifen. So sollte u. a. das Risiko negativer Audits verringert werden. Nach einer offenen und unabhängigen Ausschreibung fiel die Wahl auf TIMETOACT, die mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte.
So sollen unnötige Kosten vermieden und Compliance jederzeit sichergestellt werden. Zudem bestand bei der Mediengruppe der Bedarf nach einer besseren Reporting-Möglichkeit und eine Anlaufstelle für Lizenzfragen.
- Kernanforderung: Die Kernanforderung beim SAM Managed Service Support bestand darin, mithilfe passender Tools die Lizenzen kontinuierlich zu kontrollieren und mehr Transparenz über deren Einsatz zu erhalten.
Kontinuierlicher SAM Managed Service für Microsoft, Adobe, Oracle und IBM (inklusive ILMT)
Nach einer kurzen Onboarding-Phase von vier Wochen startete Ende 2022 der Regelbetrieb des SAM Managed Service. Dieser umfasst zwei Kernpunkte
Einblick in das Dashboard von Power BI (Demodaten)
2x jährlich eine Effective License Position (ELP)
Mit dem halbjährlichen ELP erhält FUNKE einen Vergleichsbericht zwischen dem Lizenzinventar (gekaufte Lizenzen) und Nutzinventar (genutzte Lizenzen). Die SAM-Expert:innen fassen diese Lizenzbilanz zusammen und geben Handlungsempfehlungen, wie die Lizenzen optimiert und Incompliance aufgelöst werden können.
Einblick in die Darstellung der Lizenznutzung in Power BI (Demodaten)
Monatliche Dashboards über den Lizenzstatus mit Power BI
Power BI ist ein Tool von Microsoft zur Datenvisualisierung. Darüber erhält FUNKE ein ausführliches Reporting über Lizenz- und Nutzerdaten, welches vor allem Lücken in Lizenzierungen aufzeigt. Der große Vorteil ist, dass mit Power BI historische Daten erfasst werden können, um so die Entwicklung der Lizenzen über einen Zeitverlauf zu beobachten. Dadurch hat FUNKE einen genauen Überblick über seinen Lizenzbedarf, was eine optimale Basis für spätere Lizenzverhandlungen darstellt.
Diese beiden Berichte erhält die Mediengruppe für die im Scope definierten Hersteller Microsoft, Adobe, Oracle und IBM. Neben diesem Regelbetrieb übernehmen die SAM-Expert:innen auch das operative SAM, indem sie als Ansprechpersonen für Fragen und Probleme für FUNKE zur Verfügung stehen. Die Kommunikation des SAM-Helpdesks erfolgt vorwiegend über Tickets, jedoch kann ein Austausch auch persönlich erfolgen.
Wir erhalten regelmäßig einen Überblick über unsere Lizenzbilanzen und sind so viel flexibler in unserer Lizenzgestaltung. Alles funktioniert super – und auch außerhalb der Reihe werden Fragen stets fristgerecht und vollumfänglich beantwortet.
Katharina MüllerIT License ManagerinFUNKEBetrieb des IBM License Metric Tool (ILMT)
Einer der im Scope definierten Hersteller ist IBM. Um die IBM-Lizenzen bestmöglich und kontinuierlich zu betreuen, nahmen die TIMETOACT Expert:innen das IBM License Metric Tool (ILMT) bei FUNKE in Betrieb. FUNKE erhält einen monatlichen Lizenzstatusreport sowie quartalsweise die vorgeschriebenen Compliance Snapshots.
Realisierung von Transparenz und Compliance
Mit den monatlichen Reportings hat FUNKE wie gewünscht vollumfängliche Transparenz über die eingesetzten Lizenzen und Nutzerzahlen. So ist sichergestellt, dass die Mediengruppe nur die Lizenzen kauft, die auch wirklich gebraucht werden. Mit den halbjährlichen internen Auditverfahren bzw. ELP wird Lizenz-Compliance zu jederzeit sichergestellt, was mögliche Kosten bei Audits vermeidet. Zudem profitiert die FUNKE Mediengruppe vor allem vom SAM-Helpdesk, über den sie immer Expert:innen zur Seite hat, wenn es um Fragen rund um SAM geht.
Die Beratung durch die TIMETOACT ist rundum gut und wir tauschen uns regelmäßig - auch zu Extrathemen - aus. Wir sind sehr zufrieden.
Sven DegenhardtHead of IT Governance & ServicesFUNKEEs macht Spaß, sich mit unseren sympathischen und stets zuverlässigen Partnern bei FUNKE auszutauschen. Wir arbeiten kollegial zusammen und stehen in regelmäßigem Kontakt.
Simon PletschacherTeam Lead Licensemanagement ConsultingTIMETOACT
FUNKE gehört zu den führenden Arbeitgebern der Medienbranche. Von Online-Portalen über Zeitungen und Zeitschriften bis hin zu Radio und Podcast – die Vielfalt ihrer Titel, Marken und Genres ist einzigartig in der deutschen Medienlandschaft. FUNKE beschäftigt rund 700 Journalist:innen und 3.800 Medienmacher:innen.
Sprechen Sie mich gerne an!
Simon Pletschacher